Weet jij waar deze meeting over gaat? 😅

Hoe kan je inzichten uit het onderwijs gebruiken om je professioneel en persoonlijk leven te optimaliseren? Dat onderzoek ik in deze nieuwsbrief.

Stel je voor: je zit in een vergadering over een nieuw project. De projectleider begint enthousiast te praten over KPI’s, ROI’s en andere afkortingen die klinken als een geheimtaal. Je knikt beleefd, maar eigenlijk zwemt je hoofd. Je voelt je als een toerist die per ongeluk in een lokale gemeenteraadsvergadering is beland. Herkenbaar? Welkom in de wondere wereld van de onvoorbereide vergadering.

Vergaderen is altijd een tweesnijdend zwaard. Vaak zijn ze ellenlang, chaotisch en blijkt het toch ‘oh zo moeilijk’ om er met concrete actiepunten te vertrekken. Een goede agenda hebben helpt, een sterke gespreksleider ook, maar nog velen malen belangrijk is als je voorbereid (en dan liefst iedereen die in die vergadering zit) naar deze meeting trekt. Kortom, de juiste voorkennis moet klaar zitten.

Voorkennis is je mentale gereedschapskist die je meeneemt naar elke vergadering. Elke eerdere ervaring, elk gelezen rapport, elk informeel koffieapparaatgesprek is een stuk gereedschap dat je erin stopt. En hier komt het cruciale punt: hoe beter gevuld die kist, hoe makkelijker je de vergadering kunt volgen, input kunt geven en daadwerkelijk iets kunt bijdragen. Dat is op zich super logisch. Hoe meer jij weet over een bepaald onderwerp, hoe meer je kan meedenken, complexe verbanden kan leggen of met innovatieve oplossingen komen aandraven.

Maar dan moet je wel voor die vergadering begint, je voorkennis activeren. Het activeren van je voorkennis is als het openen van die gereedschapskist en alles netjes uitstallen voordat de klus begint. Je checkt wat je al weet, zodat je kunt inschatten wat je nog niet weet, waar je over twijfelt, wat belangrijk is en wat zeker niet vergeten mag worden. Het activeren van je voorkennis bereidt je cognitieve systeem voor op het ontvangen van nieuwe, gerelateerde informatie. Dit maakt het vergaderproces efficiënter en effectiever. Het helpt ook om nieuwe informatie beter te begrijpen en te onthouden door deze te koppelen aan wat je al weet. Dit proces versterkt de verbindingen in je geheugen en maakt de vergaderinhoud betekenisvoller. Je kan dus sneller inspelen op nieuwe input die door je collega’s gegeven wordt.
Tot slot stelt het je in staat om gerichter vragen te stellen en kritischer mee te denken, waardoor je een waardevolle bijdrage kunt leveren.

Maar hoe bereid je je dan concreet voor op een vergadering? Hier zijn enkele praktische tips:

1. Maak een mindmap van het vergaderonderwerp. Brainstorm over alles wat je al weet. Dit helpt je om verbanden te leggen en kennishiaten te identificeren.
2. Stel jezelf vragen. Voordat je die budgetvergadering bijwoont, vraag je je af: “Wat weet ik al over onze financiële situatie? Welke uitdagingen zagen we vorig kwartaal?” Dit prikkelt je brein om relevante informatie naar boven te halen.
3. Bespreek het onderwerp informeel met collega’s. Een korte chat bij de koffieautomaat kan al helpen om je gedachten te ordenen en nieuwe inzichten op te doen.
4. Scan relevante documenten. Lees niet alles van A tot Z, maar blader door eerdere notulen, rapporten of presentaties. Dit frist je geheugen op en kan nieuwe vragen oproepen. Herlees bijvoorbeeld gewoon al eens het verslag van de vorige vergadering rond dit topic. Wat hebben we toen al allemaal gezegd? Welke actiepunten kwamen daaruit.

Kortom, er zit een enorme meerwaarde in elke vergadering voor te bereiden. Zie het als het opwarmen voor een mentale marathon. Dat moet zeker niet telkens uren duren. Op tien minuutjes kan al heel veel. Herlees het vorige verslag, zet voor jezelf nog eens even uiteen op een wit blad waar die vergadering voor jou over gaat, zet voor jezelf enkele krachtige doelen op papier die jij wil bereiken in die vergadering. Het zorgt niet alleen voor meer richting in de vergadering, maar ook dat jij op scherp staat.